Pengertian 5R dan Penerapannya: Membangun Kualitas Produksi yang Prima

Class 104 kali ini akan membahas Pengertian 5R---Siapa yang tidak ingin menjadi yang terbaik dalam hal kualitas produksi makanan? Siapa yang tidak ingin dapat review bagus dari pelanggan? Atau mendapat sertifikasi berstandar hotel dan terjamin kesehatan produknya? Baik itu konsumsi keluarga ataupun dalam bisnis yang fokusnya mencari keuntungan, konsep 5R dalam produksi ini akan sangat menguntungkan dan jika dipelajari dengan baik, akan mudah dilakukan.

 Konsep 5R berawal dari ide menjaga kualitas produksi yang belum banyak dipraktikkan orang, termasuk pelaku usaha makanan dan minuman. Padahal jika memahami praktik 5R ini, pengusaha makanan dan minuman dapat menanamkan budaya produksi baru berstandar tinggi, mudah dipraktikkan, juga memberikan keuntungan ekonomi secara jangka panjang.

 Lalu, apa sebenarnya 5R itu?

Konsep 5R sebenarnya merupakan terjemahan Konsep 5S yang diterapkan oleh negara Jepang dalam ideologi Kaizen. Dalam bahasa Jepang, 5S merupakan singkatan dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke, yang jika diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia akan menjadi Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin.

Nah, sederhana bukan? Dengan menerapkan 5R ini, kita akan punya dasar budaya kerja yang tetap, diterapkan untuk semua bagian usaha, dan selanjutnya bisa diterjemahkan ke kebijakan-kebijakan yang lebih luas.

Lalu, bagaimana praktiknya? Untuk lebih jelasnya, mari kita bahas satu per satu, bagaimana 5R ini bisa diterapkan.

1. SEIRI/RINGKAS

Pengertian Ringkas :

Kita sudah sering mendengar kata ‘efisien’, bukan?

Nah,  Ringkas atau Seiri di sini memang memfokuskan upaya kita untuk bekerja seefisien mungkin. Kita menyiapkan dan menggunakan apa-apa seperlunya saja, baik itu terkait bahan, alat, dana, dan termasuk juga tenaga. Semuanya terfokus pada fungsi, manfaat, dan kadar yang dibutuhkan. Tidak ada barang atau hal-hal tergolong pemborosan.

Ketika kita hendak memotong-motong ayam sebelum digoreng, misalnya, maka kelengkapan yang dibutuhkan cukuplah air bersih yang mengalir, alas untuk memotong, wadah, pisau yang tajam, dan alat pengamanan secukupnya. Tidak perlulah kita menelantarkan plastik kemasan yang belum terpakai di dekat air, atau menaruh dua baskom ketika yang diperlukan hanyalah satu. Bekerja secara Ringkas membantu kita untuk fokus pada hal-hal yang esensial saja, dan mengabaikan hal-hal lain sementara waktu.

| Baca juga: Class 102 - Menentukan Menu Makanan

Tujuan Ringkas :

∙         Mendapatkan  efisiensi tempat kerja

∙         Mempermudah kontrol dan monitor operasi secara terfokus

∙         Mengoptimalkan ruang gerak dan menghemat penggunaan energi

Contoh penerapan Ringkas :

∙         Pisahkan dengan jelas barang yang diperlukan dengan barang yang tidak diperlukan.

∙         Barang yang frekuensi pemakaiannya jarang bisa kita anggap barang tersebut adalah barang yang tidak terpakai sehingga untuk penempatannya agak dijauhkan dengan barang penggunaan sering.

∙         Singkirkan barang yang tidak terpakai untuk waktu tertentu, di tempat tertentu dengan jangka waktu tertentu.

2. SEITON/RAPI

Pengertian Rapi :

Sejak zaman sekolah dasar dulu kita sering diajari menjaga kerapian pakaian dan meja belajar, kemudian dibawa ke kondisi rumah, di mana semua ruangan termasuk dapur harus dijaga kerapiannya. “R” kita yang kedua memasukkan kerapian dalam unsur penting kualitas produksi yang prima. Ini karena pada hakikatnya, rapi itu tidak hanya sedap dipandang, tetapi menunjukkan keteraturan, membantu kita memahami lingkungan kerja dengan lebih tepat, dan sangat membantu kita dalam menjaga inventori, baik itu produk, berkas-berkas, perkakas, apapun itu. Rapi dapat berarti:

∙         Penempatan barang pada tempat yang tepat

∙         Beri label, nama atau tanda pada penempatan barang

∙         Beri batas antara barang yang satu dengan barang yang lain, bisa juga dengan membedakan warna untuk beberapa alat

∙         Prioritaskan posisi barang di tempat kerja dengan berdasarkan pada frekuensi pemakaian. Barang yang selalu dipakai diletakkan paling dekat dengan tempat kerja, disusul kemudian barang yang sering dipakai dan yang terakhir adalah barang yang kadang-kadang dipakai. Untuk barang yang tidak terpakai bisa disingkirkan saja atau limpahkan ke bagian recycle.

Tujuan Rapi :

∙         Mengurangi loss time dari gerakan. Meminimalisir gerakan-gerakan kerja yang tidak perlu.

∙         Mempercepat dalam pengambilan barang

∙         Meminimalisir resiko kesalahan yang dapat menyebabkan produk cacat, berpotensi merusak, atau memicu kecelakaan, biaya yang tidak perlu, dan sebagainya

∙         Menambah nilai estetika pada produk jadi, memberi nilai tambah pada kemasan ataupun penampilan tempat kerja

Penerapan Rapi :

∙         Buat petunjuk penempatan barang. Bila perlu, manfaatkan zonasi untuk mengidentifikasi tiap-tiap fungsi

∙         Buat garis pemisah untuk alur proses produksi atau penyimpanan barang. Dapat pula menggunakan warna yang berbeda untuk memahami variasi fungsi alat atau proses kerja departemen tertentu

∙         Tempatkan barang atau alat pada posisinya

∙         Prioritaskan penempatan barang berdasarkan pada frekuensi pemakaiannya.

∙         Buat mekanisme khusus untuk mengamankan barang-barang yang sudah selesai digunakan: apakah langsung dikembalikan ke tempatnya, dikumpulkan di suatu tempat tersendiri, atau dilimpahkan ke penanggung jawab.

3. SEISO/RESIK

Pengertian Resik :

Resik tentu saja berarti selalu menjaga kebersihan. Konsep 5R ini sebenarnya sudah banyak dipakai dalam kearifan-kearifan lokal. Ada banyak pesan masyarakat agar kita selalu menjaga kebersihan. Dalam hal produksi (terlebih-lebih lagi dalam bidang makanan) Resik diterjemahkan dalam hal-hal khusus yang berkaitan, dan melibatkan operasional langsung.

Resik berarti menjaga kebersihan tidak cuma lingkungan proses pembuatan makanannya (lantainya, mejanya, tangan-tangan orang yang membuatnya, kemasannya, dan banyak lagi). Ditambahkan pula kebersihan dokumen-dokumen pendukung, kebersihan alat-alat yang dipakai, kebersihan proses pengemasan, sampai pengangkutan ke penjual. Kebersihannya terjaga sejak pembelian bahan baku, pengolahan, hingga sepiring Ayam Geprek yang istimewa itu terhidang di meja pelanggan. Orang tidak akan senang jika sedang makan tahu-tahu menemukan sehelai rambut atau tusuk gigi bekas di antara makanannya. Apatah lagi meminta mereka untuk membeli kembali.

Adapun tujuan Resik antara lain:

∙         Menciptakan lingkungan yang bersih, tertata, higienis, dan bebas ancaman penyakit

∙         Menjaga keselamatan dan kesehatan pekerja

∙         Menjaga proses perawatan alat-alat kerja tetap prima, perkakas, kendaraan distribusi, dan tentu saja,

∙         Menjaga kredibilitas pengusaha dalam menjamin mutu produknya

Penerapan Resik :

∙         Selalu bersihkan lingkungan kerja, termasuk lantai, dinding, atap, tiang, langit-langit, lampu, lubang AC, kemasan, kendaraan operasi dan distribusi,

∙         Lakukan usaha untuk mencegah timbulnya kotoran di area kerja dengan melakukan kontrol menggunakan checksheet, patrol berkala,dll.

∙         Beri PIC kebersihan di masing-masing area kerja.

∙         Siapkan tempat sampah untuk setiap checkpoint produksi, dan pastikan kontak tangan dengan makanan terjadi seminim mungkin, dan dijaga dengan sebaik mungkin dengan penggunaan sarung tangan higienis.

∙         Bersihkan alat dan ruang kerja secara periodik untuk mencegah kuman dan munculnya hewan-hewan tidak berguna serta hama

4. SEIKETSU/RAWAT

Pengertian Rawat :

Rawat di sini bisa kita artikan sebagai menjaga kondisi, baik itu bahan, alat, kemasan bahan, lingkungan tempat bekerja, alat-alat listrik, jaringan komunikasi, termasuk juga tempat-tempat penyimpanan produk jadi, penyimpanan kawasan, gudang, atau juga kondisi kemasan.

Terlepas dari bidang usahanya apa, atau jenis produk makanannya apa, Rawat ini menggabungkan kebersihan dan kerapihan di atas dengan kebiasaan para penggunanya untuk senantiasa menjaga kondisi produksi tetap pada standar yang berlaku. Usaha makanan rumahan atau UMKM bisa belajar dari cara bisnis perhotelan menyajikan makanan, menjaga pisau dan garpunya tetap kinclong, atau menjaga kondisi AC di ruang tunggunya tetap pada suhu yang nyaman. Karena merawat berarti menjaga keberlangsungan semua unsur produksi, kita perlu merawat untuk memastikan operasi bisnis kita berjalan secara berkelanjutan.

∙         Tujuan Rawat :

∙         Menjamin ketersediaan serta kondisi alat yang dipakai dalam produksi

∙         Menjaga kualitas produk dan manajemen penyediaannya

∙         Mencegah loss time terus berulang karena kondisi semua unsur produksi senantiasa prima

∙         Mencegah maintenance terlalu sering dan atau kerusakan yang terlalu parah

Penerapan Rawat :

∙         Lakukan pemeriksaan berkala, baik untuk bahan, alat, maupun tempat produksi

∙         Buat standar penilaian untuk tiap-tiap variabel, beri skor dan batas toleransi kondisi

∙         Periksa secara teratur kondisi 4R

∙         Selalu berusaha melakukan perbaikan jika dianggap masih memungkinkan

5. SHITSUKE/RAJIN

Pengertian Rajin :

Rajin di sini boleh dikatakan merangkum semua poin “R” sebelumnya di atas, atau melengkapinya hingga sempurna. Jadi setelah menerapkan Ringkas, Rapi, Resik, dan Rawat, untuk menjadikannya sebuah kebiasaan,  kita menambahkan dengan Rajin, yakni memastikan semua komponen lengkap menjadi 5R, dan kualitas produksi kita senantiasa terjaga, menjadi kebiasaan baru, dan membentuk budaya kerja yang dipakai semua orang yang terlibat.

Selain itu, Rajin di sini juga bisa berarti menghargai waktu (tidak pernah terlambat dalam bekerja dan memproses, maupun mengantarkan pesanan), teliti (mengecek ulang poin-poin kritikal dalam proses produksi agar tidak ada yang tertinggal), dan koreksi (mengecek tingkat kepuasan pelanggan dan membangun layanan purna-jual).

Tujuan Rajin antara lain :

∙         Meminimalisir kerugian dari penggunaan yang tidak perlu

∙         Menjaga tetap terlaksananya 4R yang pertama

∙         Menjadikan 4R yang pertama sebagai kebiasaan, membangunnya sebagai budaya

Aktifitas Rajin :

∙         Membuat lembar cek untuk poin-poin aktivitas 4R yang pertama.

∙         Meningkatkan inisiatif dalam bekerja dan menjamin 5R tercapai

∙         Mengecek secara berkala semua unsur kegiatan produksi, kebersihan dan kualitas kerja alat, memberikan standar pemantauan dan skor batas toleransi

∙         Melakukan evaluasi secara berkala terkait semua penerapan 5R di semua lini produksi

Nah, itulah poin-poin 5R yang kita runutkan. Apakah mudah diterapkan, ataukah sulit? Tentu saja kembali ke perspektif kita masing-masing. Jika kita ingin kualitas makanan rumah atau aktivitas usaha kita bernilai mutu tinggi, menghasilkan produk-produk yang kualitasnya terjaga dan membangun citra baik di mata publik, sudah semestinya kita pakai nilai-nilai ini dalam aktivias sehari-hari.

Mungkin sebagian akan bertanya, “Ah, buat apa pakai 5R segala, toh produksi saya cuma Ayam Geprek rumahan. Pelanggan-pelanggannya juga cuma orang-orang sekitar.”

Nah ini pemahaman yang keliru. Sebagaimana kita bahas di atas, membangun standar tinggi untuk kualitas produk, tidak harus melulu urusan bisnis besar, restoran, hotel, atau semacamnya. Bahkan warung pinggir jalan dengan konsumen masyarakat luas sehari-hari juga seharusnya menerapkan.

Mengapa? Karena pertama: standar tinggi yang sudah dipakai di awal akan sulit disaingi oleh orang lain. Kedua, membangun kebiasaan sejak awal akan meningkatkan kualitas bisnis (dan juga kehidupan) dalam jangka panjang. Kita akan terbiasa dengan kebersihan dan kerapian, atau keringkasan, maka hanya akan berfokus pada hal-hal yang memajukan usaha dan kehidupan.

Ketiga, pada akhirnya, kualitas produksi yang baik, terlebih-lebih dalam usaha makanan, akan memberikan kita nilai ekonomi jangka panjang, yakni kepercayaan publik, termasuk juga instansi-instansi pengawas minuman dan makanan. Karena persaingan akan terus terjadi, orang akan selalu memilih produk dan pelayanan yang paling baik. Di samping itu, juga akan mudah bagi para pelanggan setia kita untuk merekomendasikan produk, pemasaran mulut-ke-mulut akan bekerja dengan sendirinya.

Demikian pengertian dan penerapan konsep kerja 5R, semoga dapat membantu Anda menjadikan kebiasaan baru di rumah dan membawa usaha kuliner Anda lebih unggul.

 

----------

Baca juga: 

Class 103D: Perhitungan Dasar Usaha Kuliner

Class 103A - PERHITUNGAN OMSET USAHA KULINER