Class 106C: Catat! Ini Tahapan Memulai Operasional Bisnis Kuliner

Class 106C--Setelah menyusun rencana Strategi Marketing-nya yang meliputi online dan offline berdasarkan Riset dan Analisis Pasar sebelumnya, kini saatnya bakery “Sari Rasa” memasuki tahapan eksekusi, yakni memulai operasional bisnis kulinernya. Dalam hal ini, operasional meliputi hal-hal yang diperlukan menjelang toko dibuka untuk pertama kalinya. 

Apa saja tahapannya?

Secara garis besar, langkah-langkah memulai operasional bisnis kuliner (restoran, warung, dan kafe) memerlukan hal-hal sebagai berikut:

1. Struktur Organisasi Pengelola
2. Manajemen Rantai Pasokan (supply chain)
3. Menentukan Standard Operational Procedure (SOP)
4. Perekrutan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)

Jika dijabarkan, menjadi sebagai berikut:

1. Struktur Organisasi Pengelola

Struktur organisasi bisnis kuliner dapat ditentukan berdasarkan skala bisnis itu sendiri. Ambil contoh restoran, terbagi atas tiga skala bisnis: a) restoran besar (biasanya dengan banyak cabang), b) restoran skala menengah (1 atau 2 cabang), dan c) restoran kecil. Ketiganya memiliki struktur organisasi yang berbeda-beda, digambarkan dalam bagan-bagan di bawah ini: 

a. Restoran Besar 

b. Restoran Menengah

c. Restoran Kecil

Karena struktur pengelolaannya sangat bergantung pada skala bisnis, alur di atas bisa disesuaikan mengikuti kebutuhan operasional di lapangan. 

Di skala restoran besar yang memiliki banyak cabang, misalnya, posisi “manajer operasional” masih membawahi lagi “manajer cabang”, yang tiap-tiapnya membawahi koki, keuangan dan pelayan masing-masing. Sebaliknya, di restoran atau kafe kecil, karena keterbatasan dana operasional di tahap awal bisnis berjalan, sering kali pemilik merangkap jabatan sebagai manajer operasional, atau bahkan akuntan sekaligus. Jadi struktur operasional sebuah usaha kuliner dapat diutak-atik, mengikuti tujuan bisnis yang paling efektif seperti apa.

Dalam hal ini, “Sari Rasa” yang baru memulai menggunakan struktur kecil dengan cara rangkap jabatan ini. 

Baca juga: Cara Menentukan Target Pasar Usaha Kuliner

2. Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain)

Setelah penanggung jawab ditentukan satu per satu dan hirarki kepemimpinan mulai terbentuk, pemilik “Sari Rasa” kini perlu tahu apa saja yang perlu dibeli sebagai bahan-bahan operasi bakery-nya. Ia perlu tahu seberapa banyak membeli bahan, alat-alat apa saja yang diperlukan sebagai aset, dan distributor-distributor mana yang diajak sebagai rekan operasi dalam jangka panjang. Semuanya terangkum dalam manajemen rantai pasokan (supply chain) sederhana.

Pada dasarnya, manajemen rantai pasokan adalah serangkaian kegiatan mengkoordinasikan bahan, informasi, dan arus keuangan yang tujuannya adalah proses produksi dalam rentang waktu tertentu (harian, mingguan, atau bulanan). Proses ini dimulai dari aktivitas memilih dan mengatur bahan dasar, proses produksi, hingga produk akhirnya sampai ke tangan konsumen. (Lebih rinci tentang Manajemen Rantai Pasokan produk Makanan dapat dibaca lewat website www.supplychainindonesia.com) 

Karena masih baru, manajemen rantai pasokan “Sari Rasa” mengadopsi skala UMKM dengan proses yang masih sederhana. Kebutuhan bahan dasarnya berupa kelompok bahan segar (susu, tepung atau bahan tepung, madu, ekstrak dan pasta Vanilla dengan kandungan 100% buah asli dan dipanen di kebun lokal, juga buah-buahan), produk bahan olahan (krim, yogurt, gula, kopi, dan lain-lain), ditambah produk-produk kemasan (gelas plastik, kertas, dan kardus). Ketiga kelompok bahan ini bisa didapatkan dari tiga supplier yang berbeda.

Antara “Sari Rasa” dan supplier berkoordinasi soal bahan-bahan apa saja yang diperlukan setiap hari/minggu, berapa jumlah dan bagaimana kondisi barangnya (informasi detail), dan berapa harga beli yang disepakati untuk kerjasama jangka panjang, termasuk pula biaya pengirimannya menuju toko. 

“Sari Rasa” menginginkan kualitas terbaik untuk bahan-bahan serta proses pengirimannya menuju toko. Kepada supplier sang pemilik mengenalkan konsep HACCP, berupa standar penanganan dan pengiriman bahan-bahan bakery-inya. Supplier menyetujui, dan mereka pun menerapkan prinsip-prinsip HACCP dalam proses pengadaan hingga produksi. (Lebih lanjut tentang pengertian, manfaat, dan cara penerapan HACCP)

3. Menentukan Standard Operational Procedure (SOP)

Prosedur operasional standar dipakai di semua bidang usaha, tidak terkecuali restoran, kafe dan bakery. Secara sederhana, SOP mengatur tata cara penanganan semua masalah di tempat usaha, baik itu terkait proses produksi, penanganan produk, pelayanan pelanggan, sampai penanganan masalah. 

Butir-butir SOP disusun berdasarkan kebutuhan operasional, hukum dan aturan-aturan lokal setempat, aturan-aturan khusus yang ditentukan pemilik atau investor, serta aturan-aturan lain yang disepakati kemudian. Semua bagian operasi usaha (gudang, dapur, konter pelayanan, sampai keuangan) memiliki setidaknya 1 SOP spesifik dan yang bertanggung jawab adalah kepala bagian masing-masing dan berlaku untuk semua anggotanya sampai ke bawah-bawah.

Karena “Sari Rasa” bergerak di bidang makanan, SOP-nya di bagian produksi dan pelayanan dibuat khusus dengan pertimbangan-pertimbangan kebersihan, kesehatan, serta kenyamanan. Dalam produksi diterapkan standar kesehatan berdasarkan prinsip-prinsip HACCP, sementara dalam hal pelayanan sang pemilik membuat aturan-aturan khusus yang menekankan pada kerapian penampilan, tutur kata/ekspresi yang lembut dan ramah kepada pelanggan, serta tata cara melayani dengan baik dan benar.

Contoh SOP bakery yang dipakai “Sari Rasa” adalah sebagai berikut:

Untuk versi lengkapnya, silakan UNDUH DI LINK BERIKUT.

Untuk versi lengkapnya, silakan UNDUH DI LINK BERIKUT.

SOP biasanya diperbaharui setahun sekali, atau mengikuti perkembangan operasional bisnis secara keseluruhan. Setiap anggota organisasi boleh mengajukan masukan berupa saran, kritik, ataupun ide terkait SOP kepada kepala bagian atau supervisor-nya masing-masing, untuk selanjutnya disetujui manajer.

4. Perekrutan dan Pengembangan SDM

Setiap bisnis memerlukan Sumber Daya Manusia yang unggul dan dapat bekerja secara efektif. Baik perusahaan besar maupun skala UMKM seperti bakery “Sari Rasa”, bekerja dengan SDM yang baik dapat membantu perusahaan berjalan sesuai tujuannya, menguntungkan dan mengembangkan wawasan. Oleh karena itu SDM masuk sebagai poin investasi penting dalam sebuah bisnis, sejak perekrutan sampai proses bekerjanya.

Berdasarkan target market yang sudah dianalisis sebelumnya, bakery “Sari Rasa” memerlukan SDM yang sesuai dengan kalangan konsumennya, sebagaimana dipaparkan dalam tabel berikut:

Khususnya di divisi pelayanan, “Sari Rasa” memerlukan SDM yang berusia sama atau di sekitar rentang usia target marketnya, yakni 21 hingga 35 tahun. Ini dapat memudahkan komunikasi selama pelayanan, penanganan keluhan serta keperluan marketing promosi. Menempatkan SDM yang sesuai dengan kondisi demografi pelanggan secara tidak langsung juga menanamkan kenyamanan bagi konsumen, karena mereka merasa punya banyak kesamaan dengan produk atau tokonya.

“Sari Rasa” pun mengikuti cara perekrutan yang efektif, yang bisa dibaca lebih lengkap di artikel berikut: 10 Tahap Perekrutan Karyawan di Perusahaan dan 7 Cara Merekrut Karyawan yang Efektif.

Dalam hal pengembangan, penting bagi sebuah perusahaan untuk menanamkan pengetahuan soal produk (product knowledge) dan pelayanan secara utuh kepada SDM-nya. Tentang produk seorang staf harus memahami setidaknya:

1. Nama setiap produk beserta kegunaannya
2. Spesifikasi khusus setiap produk (dalam hal bakery, bahan utamanya)
3. Proses pembuatannya secara garis besar
4. Rasa produk atau pengalaman mengonsumsi
5. Kelebihan atau keunikan produk dibandingkan dengan pesaing
6. Tips-tips terkait proses konsumsi produk

Sementara dalam hal pelayanan, SDM perlu dibekali dengan pelatihan-pelatihan terkait:

1. cara melayani dengan benar
2. tata krama dan komunikasi
3. kecakapan menjual dan bersosialisasi
4. kemampuan menyelesaikan masalah

Oleh karenanya beberapa dari poin ini sering kali dijadikan prasyarat sebelum merekrut SDM, baik lewat wawancara, tes tertulis maupun tes-tes lain. Memiliki modal SDM yang kuat akan jadi investasi jangka panjang bagi sebuah usaha, sehingga pemilik dan investor merasa tenang karena usahanya dikelola oleh orang-orang yang kompeten.

Nah, setelah keempat poin di atas terpenuhi, bakery “Sari Rasa” bisa membuka tokonya untuk pertama kali dan mulai membangun brand awareness di tengah-tengah pasar yang disasarnya. Memahami tahapan-tahapan operasional ini akan menjadi dasar para pengusaha mengembangkan pemikiran serta kreativitas usahanya, sehingga setiap usaha dan brand terlahir unik dan memiliki jati diri.

Demikianlah tahapan eksekusi ketika memasuki operasional bisnis kuliner, semoga membantu banyak bisnis semakin berkembang. Silakan tinggalkan komentar untuk diskusi lebih lanjut soal tahapan operasional bisnis ya.

…….